Das Wissen Ihrer Mitarbeitenden ist das wertvollste Gut in Ihrem Unternehmen. Dieses Wissen entfaltet jedoch nur dann seinen vollen Nutzen, wenn es effizient geteilt und weitergegeben wird. Besonders kritisch wird es, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, in eine andere Abteilung wechselt oder – wie es in der anstehenden Skisaison häufiger der Fall sein könnte – durch einen Unfall ausfällt. In solchen Situationen droht der Verlust von wertvollem Know-how und mögliche Verzögerungen im Tagesgeschäft. Ein gut strukturierter und kontinuierlicher Wissenstransfer stellt sicher, dass das Wissen im Unternehmen bleibt und der Geschäftsbetrieb reibungslos weiterläuft – unabhängig von unerwarteten Ereignissen.
Doch in vielen Unternehmen ist der Wissenstransfer nicht optimal organisiert. Daher stellt sich nicht nur die Frage, warum Wissen geteilt werden sollte, sondern vor allem, wie Unternehmen den Wissenstransfer effizient gestalten können. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie durch gezielte Massnahmen einen reibungslosen und nachhaltigen Wissenstransfer sicherstellen – sowohl bei geplanten Abgängen als auch bei unerwarteten Ausfällen.
Was ist Wissenstransfer?
Wissenstransfer bezeichnet den systematischen Prozess, bei dem Fachwissen, Fertigkeiten und Erfahrungen von einer Person auf andere Mitarbeitende oder Abteilungen übertragen werden. Ein erfolgreicher Wissenstransfer sorgt dafür, dass kritische Informationen und Fähigkeiten im Unternehmen erhalten bleiben – auch bei personellen Veränderungen. Der Verlust von wertvollem Know-how kann durch einen gut organisierten Wissenstransfer vermieden werden, was langfristig die Effizienz des Unternehmens steigert.
Tipp 1: Wissenstransfer rechtzeitig planen
Eine häufige Gefahr besteht darin, den Wissenstransfer bis zur letzten Minute aufzuschieben. Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder unerwartet ausfallen, bleibt oft nicht genug Zeit, um das gesammelte Wissen vollständig weiterzugeben. Ein frühzeitiger und kontinuierlicher Wissenstransfer sollte deshalb ein fester Bestandteil der Personal- und Projektplanung sein.
Indem Sie den Wissenstransfer proaktiv gestalten und in die Personalentwicklung und das Wissensmanagement Ihres Unternehmens integrieren, stellen Sie sicher, dass kritisches Know-how rechtzeitig weitergegeben wird. So bleibt das Wissen nicht an Einzelpersonen gebunden, und das Unternehmen bleibt auch bei personellen Wechseln stabil und produktiv.
Tipp 2: Wissen identifizieren und priorisieren
Um den Wissenstransfer effizient zu gestalten, ist es wichtig, das vorhandene Wissen im Unternehmen zu identifizieren und zu priorisieren. Dabei ist es hilfreich, zwischen explizitem Wissen (leicht dokumentierbares Wissen, wie Prozessbeschreibungen oder Handbücher) und implizitem Wissen (praktische Erfahrungen und persönliche Erkenntnisse, die im Arbeitsalltag erworben wurden) zu unterscheiden.
Stellen Sie eine Liste der wichtigsten Arbeitsprozesse, Projekte und Expertisen zusammen. Anschliessend können Sie anhand dieser Fragen eine gezielte Wissensmatrix entwickeln, um festzulegen, welches Wissen priorisiert werden sollte:
- Wie stark trägt dieses Wissen zum Kerngeschäft bei? Wissen, das unmittelbar den Geschäftserfolg beeinflusst (z. B. zentrale Prozesse oder Technologien), sollte immer oberste Priorität haben.
- Ist dieses Wissen einzigartig im Unternehmen? Firmenspezifisches Wissen, das schwer von aussen zu erwerben ist, z. B. durch neue Mitarbeitende, externe Berater oder Anbieter, ist besonders wertvoll und muss gesichert werden.
- Wie gut ist das Wissen in der Firma verbreitet? Wenn nur eine oder zwei Personen das Wissen besitzen, ist es besonders riskant und sollte dringend dokumentiert und weitergegeben werden.
- Wie zukunftsrelevant ist dieses Wissen? Wissen, das durch technologische oder branchenspezifische Entwicklungen weiterhin gebraucht wird, sollte ebenfalls hohe Priorität haben.
Diese Analyse ermöglicht es, das Wissen im Unternehmen gezielt zu priorisieren und entsprechende Massnahmen für dessen Erhaltung zu treffen.
Tipp 3: Wissensträger gezielt identifizieren und einbinden
In jedem Unternehmen gibt es Schlüsselpersonen, die über wertvolles Fachwissen oder wichtige Kundenbeziehungen verfügen. Diese Wissensträger sind entscheidend für den langfristigen Erfolg des Unternehmens. Identifizieren Sie diese Mitarbeitenden frühzeitig und binden Sie sie gezielt in den Wissenstransfer ein. Ihr Beitrag kann nicht nur den Wissensaustausch erheblich verbessern, sondern auch dazu beitragen, kritisches Know-how im gesamten Unternehmen zu verbreiten und zu sichern.
Tipp 4: Aktiver Wissenstransfer
Ein aktiver Wissenstransfer ist der Schlüssel, um das Wissen lebendig zu halten. Methoden wie On-the-Job-Training bieten eine effektive Möglichkeit, weniger erfahrene Mitarbeitende direkt in die Arbeitsprozesse einzubinden, sodass sie das notwendige Know-how praxisnah erlernen können.
Auch Shadowing, bei dem ein Mitarbeitender erfahrene Kolleginnen und Kollegen im Arbeitsalltag begleitet, ist eine wertvolle Methode, um implizites Wissen zu übertragen. Wissensworkshops und regelmässige Meetings bieten zusätzliche Gelegenheiten, um Best Practices und Erfahrungen auszutauschen. Diese Form des Wissensaustauschs fördert zudem die Zusammenarbeit und schafft eine offene Lernkultur.
Tipp 5: Wissen in Prozesse integrieren und dokumentieren
Um den Wissenstransfer nachhaltig zu gestalten, sollte er ein fester Bestandteil der Unternehmensprozesse sein. Es geht dabei nicht um den täglichen Austausch, sondern darum, Wissen regelmässig zu pflegen und zu aktualisieren. Planen Sie feste „Wissenspflege“-Zeiten ein, in denen Teams ihre Prozessdokumentationen, Handbücher und Checklisten überprüfen und aktualisieren. Eine solche systematische Dokumentation stellt sicher, dass Wissen nicht nur auf dem neuesten Stand bleibt, sondern auch für zukünftige Mitarbeitende leicht zugänglich ist.
Besonders hilfreich sind Lessons Learned-Dokumente aus abgeschlossenen Projekten. Diese Erfahrungsberichte bieten wertvolle Einblicke und helfen, Fehler zu vermeiden sowie die Effizienz zukünftiger Projekte zu steigern. Durch eine gut organisierte und zentrale Wissensdokumentation bleibt entscheidendes Know-how langfristig im Unternehmen, auch wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder intern wechseln.
Tipp 6: Wissenskontrolle
Wissenstransfer allein reicht nicht aus – es ist ebenso wichtig, regelmässig zu überprüfen, ob das weitergegebene Wissen tatsächlich verstanden und angewendet wird. Eine Wissenskontrolle stellt sicher, dass das Know-how vollständig bei den Mitarbeitenden ankommt und korrekt angewendet wird. Hier können verschiedene Methoden eingesetzt werden, wie:
- Feedback-Schleifen: Holen Sie nach einer Schulung oder Übergabe aktiv Feedback ein, um sicherzustellen, dass das Gelernte verstanden wurde. So können Sie schnell erkennen, ob weiterer Erklärungsbedarf besteht.
- Simulationen oder Testläufe: Lassen Sie Mitarbeitende das erworbene Wissen in praxisnahen Situationen anwenden, um nicht nur das Wissen zu überprüfen, sondern auch die Sicherheit im Umgang mit neuen Aufgaben zu fördern.
Tipp 7: Wissensträger in der Firma halten
Zum Abschluss: Es ist nicht nur wichtig, Wissen zu teilen, sondern auch die Wissensträger im Unternehmen zu halten. Mitarbeitende mit wertvollem Know-how sind schwer zu ersetzen. Bieten Sie ihnen klare Karriereperspektiven, regelmässige Anerkennung und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung. Eine starke Unternehmenskultur und eine gute Work-Life-Balance tragen ebenfalls dazu bei, dass sich Wissensträger langfristig gebunden fühlen – und damit bleibt nicht nur das Wissen, sondern auch die Expertise im Unternehmen.
Schlusswort
Ein gut organisierter Wissenstransfer ist unverzichtbar, um das Know-how Ihrer Mitarbeitenden langfristig im Unternehmen zu bewahren. Durch die gezielte Identifikation von Wissensträgern, die Integration des Wissenstransfers in Ihre Unternehmensprozesse und eine systematische Dokumentation stellen Sie sicher, dass kritisches Wissen auch bei personellen Wechseln erhalten bleibt.
Fördern Sie eine Kultur des Wissensaustauschs, in der Ihre Mitarbeitenden ermutigt werden, ihr Wissen zu teilen. So wird Ihr Unternehmen widerstandsfähiger und langfristig zukunftssicher – unabhängig davon, was die Zukunft bringt.