Wenn die Nächte länger werden und die Tage kürzer, kann sich das schnell mal auf unsere Produktivität und Motivation auswirken. Jeder von uns hatte schon einmal mit dem Thema Prokrastination zu kämpfen. Sollte es Ihnen aktuell auch so gehen, kann eine richtig geführte To-do Liste helfen. Sei es, um Bewerbungen zu schreiben, Aufträge auf der Arbeit zu erledigen oder im Privatleben – wir erklären Ihnen, wie Sie eine Liste erstellen, mit der Sie gezielter arbeiten.
Aller guten Dinge sind drei
Besonders wenn Sie viele Aufgaben zu bewältigen haben, lohnt es sich, wenn Sie gleich drei verschiedene Listen erstellen. Jede Liste erfüllt dabei ihren eigenen Zweck:
- Masterliste: Die Masterliste ist die erste To-do Liste, die Sie anfertigen sollen. Hier können Sie alle Aufgaben aufschreiben, die zu erledigen sind. Dabei ist es vorerst völlig egal, wann die Arbeit erledigt sein muss, wie wichtig diese aktuell ist und auch die Art der Aufgabe spielt keine Rolle. Diese Liste dient dazu, den Kopf freizubekommen, indem alles aufgeschrieben wird, was nicht vergessen gehen darf. Der Vorteil liegt hier darin, dass Sie nicht ständig daran denken müssen, diese Aufgaben zu erledigen. Ein Nachteil hat die Masterliste aber: sie ist nicht übersichtlich genug.
- Wochenliste: Wenn Ihnen nichts mehr für die Masterliste einfällt, können Sie sich an die Wochenliste setzen. Hier notieren Sie alle Aufgaben der Masterliste, die Sie diese Woche erledigen müssen. Jetzt haben Sie schon mal eine Übersicht über alle Aufträge der Woche. Je nachdem, wie gross Ihre Liste geworden ist, kann diese überfordernd wirken. Dem können wir mit einer Tagesliste entgegenwirken.
- Tagesliste: Die kürzeste der drei Listen ist die Tagesliste. Hier schreiben Sie alle Aufgaben nieder, die Sie heute schaffen möchten. Von Vorteil ist es, wenn Sie sich vor dem Erstellen genau überlegen, welche Aufgabe welche Priorität aufweist. Anschliessend übertragen Sie die Tagesaufgaben nach Priorität absteigend in Ihre To-do Liste.
Durch diese drei Listen geht keine Aufgabe verloren. Zusätzlich haben Sie einen genauen Überblick
über alle Aufgaben und auch die Aufträge für den heutigen Tag.
Arten von To-do-Listen
Je nachdem, wie strukturiert Ihre To-do Liste aussehen soll, haben Sie verschiedene Arten an Listen, die Ihnen helfen können. Die einfachste Methode sind Stichpunkte auf einem Blatt Papier oder einem Post-it-Zettel. Für die Masterliste ist dies eine geeignete Art, denn diese dient dem grossen Überblick und dem schnellen Notieren neuer Aufgaben.
Eine simple To-do-Liste kann zusätzlich um eine Deadline erweitert werden. So kann das spätere Zuordnen auf die Wochen- und Tagesliste vereinfacht werden. Auch die Priorität der einzelnen Aufgaben können notiert werden. In der erweiterten To-do-Liste findet zusätzlich noch der geschätzte Zeitaufwand Platz. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Sie in der Tagesliste nicht zu viele Aufgaben notieren. Klug ist es ausserdem auch, wenn Sie Pufferzeiten einberechnen. Besonders wenn Sie sich eine To-do Liste für Ihren Job erstellen, sind Pufferzeiten eine sinnvolle Sache.
Zu guter Letzt haben wir noch die komplexe To-do Liste. Diese ist ebenfalls eher für Projektmanager gedacht. Neben der Aufgabe selbst, der Deadline und dem Zeitaufwand, werden hier auch noch die benötigten Ressourcen und die ausführenden Personen notiert. Diese Arten der To-do Liste sind praktische Helfer, die jederzeit auf Ihre persönlichen Bedürfnisse angepasst werden können. Experimentierfreude ist hier gefragt. Alle Listen können Sie entweder direkt auf die klassische Art von Hand schreiben, eine Excel-Liste erstellen oder eine App dafür nutzen.
Weitere Tipps
Um den Start der ersten To-do Liste einfacher zu gestalten, haben wir noch folgende Tipps an Sie:
- Tagesliste am Abend davor erstellen, damit Sie am nächsten Morgen direkt wissen, was ansteht.
- Aufgaben, die unter fünf Minuten dauern, sollten direkt erledigt und nicht auf der Liste notiert werden. So verhindern Sie, dass Ihre Liste zu lang wird.
- Zu grosse Aufgaben in Teilaufgaben aufbrechen, um zu hohe Hürden zu vermeiden.
- Nutzen Sie verschiedene Farben, um Aufgabenarten zu gliedern und Übersicht zu schaffen.
- Sie dürfen To-do Listen überarbeiten, wenn Sie sich zu viel vorgenommen haben.
- Platzieren Sie Ihre Liste gut sichtbar, damit diese nicht vergessen geht.
- Streichen Sie erledigte Aufgaben durch. Das steigert die Motivation weiterzumachen.
Schlusswort
Wenn Sie auf Stellensuche in den Bereichen Bau- und Immobilienwesen, Ingenieurwesen und Fertigung sowie Digitalisierung sind, sollte ein Punkt Ihrer To-do Liste sein, mit uns Kontakt aufzunehmen. Denn wir können Ihnen bei der Suche zum Traumjob helfen. Als Headhunting-Spezialisten verfügen wir über jahrelange Erfahrung und Kontakte, von denen Sie profitieren können. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!